Опубликовано: 20.01.2023
Платежный календарь: что это такое и как его вести
Практически все бизнесмены и собственники компаний сталкивались с ситуацией, когда приходило время платить по счетам, а свободных денег нет. В результате начинаются судорожные поиски средств, оформление кредитов и прочие заимствования. Как итог — текущие задачи и проекты откладываются в долгий ящик, так как надо рассчитаться с просрочкой и срочными платежами.
Избежать таких проблем поможет платежный календарь. Он нужен для правильного распределения поступлений и платежей по дням, что избавит вас от кассовых разрывов. И вы не окажетесь в ситуации, когда для расчетов с контрагентами или сотрудниками на вашем счете нет достаточной суммы денег.
Избежать таких проблем поможет платежный календарь. Он нужен для правильного распределения поступлений и платежей по дням, что избавит вас от кассовых разрывов. И вы не окажетесь в ситуации, когда для расчетов с контрагентами или сотрудниками на вашем счете нет достаточной суммы денег.
Зачем нужен платежный календарь
Платежный календарь представляет собой план поступлений и платежей на определенный период, составленный в виде таблицы. Период планирования каждая компания определяет для себя самостоятельно. Календарь учитывает поступления и расходы в наличной и безналичной форме. По нему можно понять, в какие дни месяца возникает кассовый разрыв и просрочка. А это даст возможность заранее подумать над тем, где взять нужную сумму денег или как перенести даты платежей. Платежный календарь поможет убедить ваших контрагентов в том, что вы ответственный деловой партнер, который своевременно проводит платежи и не допускает просрочек.
Таблицей платежей пользуются не только компании, у которых бывают кассовые разрывы, но и крупный прибыльный бизнес. Для наглядности рассмотрим пример. Компания по производству молочной продукции решила открыть линию по изготовлению сыра. Для этого нужно найти производственный цех для аренды, склад, закупить оборудование и сырье.
Для этого потребуются большие вложения. А если просто так снять большую сумму денег со счета, вскоре не хватит денег на другие платежи, возникает кассовый разрыв. Поэтому планировать крупные расходы нужно с привязкой к поступлению денег. Снимать большие суммы со счета советуем не раньше, чем на следующий день после их поступления.
Для этого потребуются большие вложения. А если просто так снять большую сумму денег со счета, вскоре не хватит денег на другие платежи, возникает кассовый разрыв. Поэтому планировать крупные расходы нужно с привязкой к поступлению денег. Снимать большие суммы со счета советуем не раньше, чем на следующий день после их поступления.
Внедрение под ключ
Комплексный финансовый учет в Битрикс24
Преимущества от ведения платежного календаря
Платежный календарь полезен по следующим причинам:
- возможность вести реестр поступлений и платежей;
- видеть движение финансовых потоков на протяжении выбранного периода;
- отслеживать положительное и отрицательное сальдо;
- повысить эффективность денежных оборотов;
- выделять приоритетные платежи;
- избегать кассовых разрывов;
Основная цель создания платежного календаря — обеспечение полного контроля над движением всех финансов компании.
Получите подробную инструкцию по настройке платежного календаря в Битрикс24 в виде чек-листа
Разновидности платежных календарей
Как показывает практика, компании используют в основном такие виды календарей:
1. Налоговый платежный календарь.
По налоговому платежному календарю можно отслеживать даты, когда нужно перечислять налоги в бюджет государства. С 2023 года это будет 28-ое число.
По налоговому платежному календарю можно отслеживать даты, когда нужно перечислять налоги в бюджет государства. С 2023 года это будет 28-ое число.
2. Календарь инкассации дебиторки.
Даты поступлений и платежей вносятся в этот реестр из договоров с контрагентами. Они должны совпадать с датами фактического поступления денег на счет.
Даты поступлений и платежей вносятся в этот реестр из договоров с контрагентами. Они должны совпадать с датами фактического поступления денег на счет.
3. Календарь выдачи заработной платы.
Календари выдачи заработной платы активно используются в компаниях, в которых зарплата выплачивается по многоступенчатой системе.
Календари выдачи заработной платы активно используются в компаниях, в которых зарплата выплачивается по многоступенчатой системе.
4. Календарь создания производственных запасов.
Даты платежей в данном документе должны соответствовать дням закупок либо заключения договоров с контрагентами. Сюда же можно вносить информацию по выплате просрочки поставщикам.
Даты платежей в данном документе должны соответствовать дням закупок либо заключения договоров с контрагентами. Сюда же можно вносить информацию по выплате просрочки поставщикам.
5. Календарь управленческих расходов.
Здесь отражаются платежи на покупку лицензий, компьютеров и прочих объектов, которые относятся к внеоборотным активам компании. Также в таблице можно отразить расходы на пересылку почты, деловые поездки и иные затраты на управление компанией.
Здесь отражаются платежи на покупку лицензий, компьютеров и прочих объектов, которые относятся к внеоборотным активам компании. Также в таблице можно отразить расходы на пересылку почты, деловые поездки и иные затраты на управление компанией.
Платежный календарь в Битрикс24
Как оформляется платежный календарь
Таблицу платежей составить легко. Чтобы отслеживать сальдо по всем типам расчетов, укажите в реестре следующую информацию:
- статьи расходов и доходов;
- сделки, по которым планируются поступления денег;
- имя, название контрагента;
- даты поступлений и платежей;
- суммы, которые зачисляются и списываются со счета;
- комментарии.
Таблицу можно дополнять и другими данными. К примеру, сделать общие поступления и выделить из них суммы, которые идут от крупных контрагентов. Если ваша компания занимается производством нескольких видов товаров, можно выделить их группы. Также в реестре можно указать центры ответственности, налоговые ставки, номера счетов и прочее.
В основном, составляют реестр на месяц. А поступления и платежи отражаются в нем каждый день. Ведь оплата налогов, кредитов, товаров и услуг совершается по конкретным дням. Сами понимаете, что день просрочки по кредитам или расчетам с контрагентами приведет к начислению штрафов и пеней. А они могут еще больше увеличить кассовый разрыв.
Для главбуха или руководителя самое сложное в ведении платежного календаря – это его заполнение. Получать сведения о суммах и датах платежей и поступлений нужно практически от всех подразделений компании.
Нередко платежи больше суммы поступлений. Не нужно из-за этого беспокоиться, пока эта разница не превышает остаток денег на вашем расчетном счете и в кассе. И чтобы этот остаток не был израсходован, нужен платежный календарь. Он поможет вам обнаружить кассовый разрыв и предотвратить его.
В основном, составляют реестр на месяц. А поступления и платежи отражаются в нем каждый день. Ведь оплата налогов, кредитов, товаров и услуг совершается по конкретным дням. Сами понимаете, что день просрочки по кредитам или расчетам с контрагентами приведет к начислению штрафов и пеней. А они могут еще больше увеличить кассовый разрыв.
Для главбуха или руководителя самое сложное в ведении платежного календаря – это его заполнение. Получать сведения о суммах и датах платежей и поступлений нужно практически от всех подразделений компании.
Нередко платежи больше суммы поступлений. Не нужно из-за этого беспокоиться, пока эта разница не превышает остаток денег на вашем расчетном счете и в кассе. И чтобы этот остаток не был израсходован, нужен платежный календарь. Он поможет вам обнаружить кассовый разрыв и предотвратить его.
Создаем платежный календарь в EXCEL
Сделать платежный календарь можно в бухгалтерских программах или всем известно MS Excel
Для календаря в Excel нужно 2 листа. На первом будет реестр по платежам, в котором все поступления и платежи фиксируются построчно. На этом листе сделайте столбцы: «Вид движения денег», «Контрагент», «Статья движения денег», «Дата платежа», «Сумма».
На втором листе будет сам платежный календарь. Чтобы не вносить в него информацию вручную, используйте опцию «Сводная таблица» во вкладке «Вставка».
На втором листе будет сам платежный календарь. Чтобы не вносить в него информацию вручную, используйте опцию «Сводная таблица» во вкладке «Вставка».
Теперь можно приступать к настройке столбцов и строчек. К примеру, в столбцах можно указывать день платежа, а в сточках - виды операций, статьи, название поставщика/покупателя. Вбивать вручную название строк и столбцов не нужно. Просто перетащите их названия из реестра в нужные графы:
- даты платежа либо поступления отправьте в «Столбцы»;
- вид, контрагентов и номера статей – в «Строки»;
- суммы – в «Значения».
Чтобы в сводной таблице сальдо рассчитывалось в автоматическом порядке, записывайте поступления со знаком плюс, а платежи со знаком минус. Формулу расчета сальдо придется настроить вручную.
Нужна помощь в создании платежного календаря для компании? Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию
Автоматизация ведения платежного календаря
Вы можете настроить таблицу поступлений и оплат в системе Битрикс24. Тогда все показатели будут заполняться в автоматическом режиме. Вам останется только контролировать оплаты и перераспределять денежные потоки при возникновении кассовых разрывов.
Наш модуль календаря оплат для CRM Битрикс24 обладает таким функционалом:
Наш модуль календаря оплат для CRM Битрикс24 обладает таким функционалом:
- Создание заявок на оплату;
- Создание отчетов для отслеживания своевременности оплаты, выполнения платежного графика, движения денежных потоков;
- Cогласование заявок на расходование средств;
- Разграничение доступа к информации о финансовой деятельности;
Эффективность автоматизации календаря оплаты зависит от корректности и полноты внутренней структуры всех процессов, результат которых важен при формировании реестра либо самого календаря. Поэтому перед его созданием в программе 1С нужно настроить все важные параметры.
Приложение для Битрикс24
Установите приложение "Платежный календарь" для полного контроля финансовых операций Вашей компании
Платежный календарь
Нужна персональная разработка?
